Auditoría Interna ISO 19650 – Gestión de la Información en Modelado BIM

Tu proyecto trabaja con BIM. Lo que una revisión bajo ISO 19650 tiene que decirte es si, cuando alguien pregunte, vas a poder demostrar con qué información se construyó.

La problemática

En un proyecto con BIM la gestión de la información la lleva el coordinador BIM, que además modela, revisa interferencias, atiende las consultas de obra y arma las entregas de cada hito. Cuando el proyecto aprieta, lo primero que se suelta es el orden de la información, porque no detiene la obra ese día.

Y ahí está el punto que conviene mirar de frente: después nadie puede decir con qué versión se construyó.

ISO 19650 se apoya en una idea simple: la información avanza por estados —en elaboración, compartida, publicada— y cada paso de un estado al siguiente tiene una revisión y una aprobación. Cada contenedor de información queda identificado y con su código de estado y su revisión. No es burocracia: es lo que permite reconstruir después qué se entregó, cuándo y quién lo aprobó.

En la práctica, el entorno común de datos termina siendo una carpeta compartida. Los archivos se reemplazan, las revisiones conviven sin numerar y el modelo que se usó para construir una parte de la obra no se distingue del que vino después.

Mientras el proyecto avanza, eso no se nota. Se nota cuando aparece un defecto, un sobrecosto o un reclamo, y alguien pregunta cuál era la información aprobada en ese momento. Si no hay control de estados ni de revisiones, esa pregunta no tiene respuesta, y la falta de respuesta juega en contra del que no la tiene.

Qué revisa un auditor especialista en ISO 19650

ISO 19650 no audita modelos: audita el proceso con que se produce, se revisa y se entrega la información. Esto es lo que se revisa, y el hallazgo que aparece con más frecuencia en cada punto.

Requisitos de información del cliente. Que estén escritos, que digan para qué decisiones se va a usar la información y en qué hitos se necesita. El hallazgo típico es el proyecto que arranca sin requisitos definidos y los descubre a mitad de camino.
Plan de ejecución de la información. Que exista, que responda a esos requisitos y que se haya actualizado cuando el proyecto cambió. Un plan escrito al inicio y nunca revisado es un documento muerto.
Asignación de roles y responsabilidades. Quién designa, quién coordina y quién produce cada parte. El hallazgo típico es la matriz de responsabilidades que no coincide con quién está haciendo el trabajo de verdad.
Entorno común de datos. Que tenga estados, que los cambios de estado estén controlados y que cada contenedor esté identificado con su código y su revisión. Es el punto que se explica más arriba.
Nivel de información necesario. Que esté definido por entrega y por uso, y no «lo más detallado posible». El exceso de detalle también es un hallazgo: cuesta dinero y no lo pidió nadie.
Proceso de revisión y aprobación. Que haya evidencia de quién revisó, qué observó y cómo se cerró, antes de que la información pasara a estado compartido o publicado.
Entregas en los hitos. Que lo entregado coincida con lo comprometido, en contenido y en fecha, y que quede registro de la aceptación o del rechazo.
Coordinación entre equipos. Cómo se detectan y se resuelven las interferencias, y si las decisiones quedan registradas en algún lado además de la reunión.
Capacidad y competencia de los equipos designados. Que se haya evaluado antes de designarlos, y no después del primer problema.
Entrega final al operador. Que la información que recibe quien va a operar el activo sea la que necesita para operarlo, en un formato que pueda usar.

No todos estos puntos pesan igual en todos los proyectos. Depende del tamaño, de cuántas partes designadas participan y de qué exige el contrato.

La revisión que te deja el expediente de información en orden, antes de que alguien lo pida.

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Cómo trabajamos esta revisión

La revisa un especialista en gestión de información bajo ISO 19650, y su formación y experiencia van a la vista en la propuesta. En esta materia no es un detalle: alguien que no ha trabajado un entorno común de datos no sabe qué pedir ni dónde mirar.

Quien revisa no es parte del equipo revisado. Auditar de forma cruzada dentro del mismo equipo no funciona, y en proyectos de construcción menos todavía, porque el que coordina la información es también el que responde por los plazos de entrega.

En la práctica, la revisión se desarrolla así:

Antes. Acordamos el alcance, los criterios y las fechas, y queda por escrito quién va a revisar. Pedimos los requisitos de información y el plan de ejecución, porque son los criterios contra los que se audita.
Durante. Reunión de apertura, recorrido del entorno común de datos, seguimiento de contenedores de información reales a lo largo de sus estados, y entrevistas a los equipos designados. Cierra con una reunión donde los hallazgos se presentan en el momento, uno por uno.
Después. El informe llega con cada hallazgo trazable: el requisito que lo origina, la evidencia concreta que lo sustenta y su clasificación. Con esas tres cosas, quien tiene que responderlo sabe exactamente qué corregir y qué mostrar.

Y el servicio trae dos cosas más, sin costo adicional:

Una prueba de trazabilidad sobre una entrega real: elegimos un contenedor de información entregado en un hito y reconstruimos su historia completa, desde que se creó hasta que se aprobó, con quién hizo cada paso. Es lo que te dice si tu expediente resiste una pregunta.
Horas de asesoría técnica de respuesta para orientar el cierre de los hallazgos y la respuesta a las observaciones que levante el mandante o el organismo certificador. Se entregan después de emitido el informe, nunca durante la revisión, para no afectar la objetividad del auditor.

Tu próximo hito de entrega define cuándo conviene hacer esta revisión.

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Por qué el especialista cambia el resultado

Una revisión hecha por alguien que sabe auditar pero no conoce la gestión de información en proyectos recorre los documentos y deja el riesgo de fondo intacto. Se verifica que el plan exista, se levantan hallazgos de forma, y el entorno común de datos —que es donde está el problema— no se abre.

En un proyecto de construcción eso tiene una consecuencia muy concreta y es económica. La información mal gestionada no se paga en una multa: se paga en obra, en una interferencia que se detecta cuando ya está construida, en un equipo que no cabe donde debía ir, en una partida que se rehace. Y cuando hay un reclamo entre las partes, gana la discusión quien puede mostrar qué información estaba aprobada y cuándo.

Hay además una consecuencia comercial: cada vez más mandantes, públicos y privados, exigen una forma determinada de entregar la información. Poder demostrar que tu empresa la gestiona de forma ordenada es parte de lo que se evalúa para adjudicar.

ISO 19650 no se audita como ISO 9001

Acá hay algo que conviene decir derecho, porque casi nadie lo explica y cambia lo que se puede esperar de este servicio.

ISO 19650 no tiene un capítulo de auditoría interna como ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001. No es una norma de sistema de gestión con la estructura de esas tres. Por eso, cuando alguien habla de «auditoría interna ISO 19650», lo que corresponde hacer es una revisión de cumplimiento del proceso de gestión de la información contra los criterios del propio proyecto: los requisitos de información del cliente y el plan de ejecución acordado.

Eso no la hace menos útil. La hace distinta, y conviene saberlo antes de contratarla:

Los criterios los pone tu proyecto, no solo la norma. Por eso lo primero que pedimos son los requisitos de información y el plan de ejecución. Si no existen, el primer hallazgo es ese.
Se revisa por proyecto, no por empresa. Una empresa puede tener un proyecto impecable y otro desordenado, porque el equipo y el mandante cambian.
Existe certificación de organismos certificadores sobre ISO 19650, con auditorías de sus sistemas y documentos. Si tu empresa va por ese camino, esta revisión es la preparación.

Un punto sobre Chile. Plan BIM publicó un estándar BIM para proyectos públicos, y las instituciones públicas han ido incorporando exigencias BIM en sus licitaciones de forma gradual. Ese estándar y la ISO 19650 no son lo mismo: si tu contrato te exige el estándar de Plan BIM, ese es el criterio contra el que te van a revisar. Lo normal es que convivan, y la revisión se planifica contra los dos.

Cuéntanos qué exige tu contrato y en qué hito está tu proyecto.

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Si tu caso no es exactamente este

¿Tu empresa todavía no tiene definido su proceso de gestión de la información? Te recomendamos ver el servicio de ISO 19650 y gestión de la información en proyectos, que lo desarrolla y lo deja operando.

¿Tu empresa está certificada en ISO 9001 y quieres auditar las dos cosas en una sola visita? Está la auditoría interna ISO 9001; cuando el alcance incluye las dos, se planifican juntas.

¿Necesitas quien lleve el sistema de forma permanente sin contratar un cargo completo? Está el encargado del sistema de gestión en outsourcing.

¿Prefieres formar a alguien de tu equipo para que haga las auditorías internas en adelante? Está el curso de auditor interno multinorma.

Si no tienes claro cuál te corresponde, cuéntanos tu caso y te proponemos el alcance. En la página de auditoría interna de sistemas ISO están todas las normas que auditamos.

Cuéntanos qué exige tu contrato, en qué hito está tu proyecto y quién coordina la información. Con eso te proponemos el alcance, las horas y la fecha.